Cách Đối Soát Shopee, TikTok Shop, Lazada Bằng Google Sheet

Đối soát là bước hầu hết người bán đa kênh làm theo kiểu chắp vá: mở ba tab sàn, cộng tay trên giấy nháp, rồi thắc mắc vì sao tiền về tài khoản không khớp. Bài viết hướng dẫn bạn dựng một file Google Sheet duy nhất gom Shopee, TikTok Shop, Lazada về chung một chuẩn — nạp file đối soát, tính phí sàn, nhìn ra lãi lỗ thật của từng đơn hàng.

📅 2026-08-28⏱ Đọc 9 phút✍️ Eco Agent

Bạn bán trên cả ba sàn, cuối tháng mở từng tab, cộng tay từng đợt thanh toán trên giấy nháp, rồi thắc mắc vì sao tiền về tài khoản không bao giờ khớp với con số mình tự tính. Bài viết này hướng dẫn bạn dựng một hệ thống đối soát Shopee TikTok Lazada bằng Google Sheet hoàn chỉnh trong đúng một file: tải file đối soát từ sàn về, nạp vào Google Sheet, tính phí sàn, doanh thu thật và lãi lỗ từng đơn, kèm dashboard cảnh báo lệch tiền chạy tự động.

Vì sao đối soát tay không bao giờ khớp

Nguyên nhân gốc không phải bạn cộng sai, mà là dòng tiền trên sàn TMĐT chạy lệch pha với sổ của bạn. Phí bị khóa khi đơn hoàn tất, phí vận chuyển có thể điều chỉnh sau khi giao, khuyến mãi hoàn về theo đợt settlement riêng, tiền đơn hoàn trả treo hàng tuần mới về. Cộng tay bằng mắt chỉ thấy một lát cắt, còn sàn tính theo dòng thời gian của từng giao dịch.

• Đơn hủy, hoàn trả được xử lý ở kỳ khác với kỳ bạn ghi nhận doanh thu, nên số kỳ này không bao giờ khớp số kỳ trước.
• Phí vận chuyển thực tế chênh với phí hiển thị vì cân nặng, kích thước khai sai hoặc phụ phí giao vùng sâu vùng xa.
• Voucher của sàn, freeship, mã giảm giá của người bán nằm rải rác ở các cột khác nhau trong file đối soát.
• TikTok Shop giữ tiền theo kỳ thanh toán định kỳ, Lazada trừ phí rút tiền riêng trước khi chuyển về tài khoản.

Hệ quả: kế toán dồn việc vào cuối tháng, số liệu vẫn lệch vài phần trăm, và quan trọng hơn là bạn không biết đơn nào đang lỗ. Đối soát tay chỉ trả lời được "tháng này tiền về bao nhiêu", không trả lời được "mình lời hay lỗ ở kênh nào, mặt hàng nào" — trong khi đó mới là mục đích thật của đối soát. Cách thoát ra là tách con người khỏi phép tính: sàn xuất file, Google Sheet làm toàn bộ phép cộng trừ, con người chỉ duyệt những dòng bị hệ thống đánh dấu lệch. Cấu trúc dưới đây áp dụng được cho cả ba sàn trong cùng một file.

Cấu trúc 1 hệ thống đối soát chuẩn

Một file đối soát chuẩn gồm ba lớp, mỗi lớp một nhóm tab, không trộn lẫn. Làm đúng cấu trúc từ đầu thì sau này thêm sàn, thêm gian hàng chỉ là chuyện nhân bản tab.

Lớp 1: tab dữ liệu thô

Mỗi sàn một tab: SHOPEE_RAW, TIKTOK_RAW, LAZADA_RAW. Mỗi kỳ bạn dán nguyên bản file tải từ sàn vào — không xóa cột, không đổi tên cột, không sắp xếp lại. Tab thô là sổ gốc để đối chiếu khi có tranh chấp với sàn hoặc khi sàn điều chỉnh lại số ở những kỳ sau.

Lớp 2: tab chuẩn hóa

Dùng ARRAYFORMULA hoặc QUERY bơm dữ liệu từ ba tab thô về một bảng thống nhất với bộ cột cố định. Ba sàn ba định dạng khác nhau, nhưng qua lớp này tất cả về chung một chuẩn. Công thức viết một lần, những kỳ sau chỉ việc dán thêm dữ liệu. Một bộ cột chuẩn hóa tham khảo:

Ma_don;Ngay_hoan_tat;San;Gian_hang;Tien_hang;Voucher_nguoi_ban;Phi_hoa_hong;Phi_thanh_toan;Phi_van_chuyen;Phi_khuyen_mai;Gia_von;Phi_dong_goi
SP250812-88901;2026-08-12;Shopee;GNH-01;250000;0;15000;5725;0;0;95000;4000
TT250812-40127;2026-08-12;TikTok;TNS-02;180000;18000;10800;4122;0;9000;72000;4000
LZ250813-77310;2026-08-13;Lazada;GNH-01;320000;0;19200;7328;12000;0;118000;6000

Bạn có thể nạp dữ liệu trực tiếp bằng copy – paste, hoặc dùng IMPORTRANGE nếu file gốc nằm trên Drive riêng của kế toán.

Lớp 3: tab dashboard

Dashboard tổng hợp theo sàn, theo gian hàng, theo tuần: doanh thu, tổng phí, lãi gộp, tỷ lệ phí trên doanh thu, danh sách đơn lệch. Người quản lý mở ra nhìn 30 giây là biết shop đang khỏe hay đang chảy máu ở đâu.

Nếu không muốn dựng từ đầu, bạn có thể dùng sẵn file đối soát doanh thu – phí sàn – lãi lỗ Shopee trên Google Sheet có dashboard chuyên nghiệp, hoặc duyệt thêm các mẫu Google Sheet tự động hóa cho bán hàng đa kênh.

Tải & nạp file đối soát từ sàn

Mỗi sàn đặt file đối soát ở một mục khác nhau. Dưới đây là đường quen thuộc và tần suất nên tải để số liệu không tụt quá xa so với thực tế.

Shopee

Vào Shopee Seller Center, mục Tài chính, tải báo cáo giao dịch của ví Shopee theo tuần, ưu tiên file giao dịch chi tiết dạng .xlsx. Nên tải kèm báo cáo đơn hàng hoàn tất cùng kỳ để có cột doanh thu ghi nhận và thông tin mặt hàng, mã SKU.

TikTok Shop

Vào Seller Center, mục Tài chính, tải báo cáo đối soát theo kỳ thanh toán. Chú ý cột trạng thái: các đợt còn chờ xử lý chưa phải là tiền thật, đừng bơm vào phép tính doanh thu thực nhận. Muốn soi sâu dữ liệu bán hàng, tham khảo thêm file Excel quản lý bán hàng TikTok Shop dùng chung bộ cột với file đối soát.

Lazada

Vào Seller Center, mục Tài chính, tải báo cáo tài chính (Financial Statement) theo chu kỳ thanh toán của gian hàng. File liệt kê từng khoản trừ theo mã đơn, là nguồn chuẩn để khớp tiền về tài khoản.

Khi nạp vào Google Sheet: mở tab RAW tương ứng, dán từ ô A1, giữ nguyên header gốc. Cả ba sàn chỉ mất dưới 10 phút nếu bạn chốt ngày tải cố định, ví dụ thứ Hai và thứ Sáu hằng tuần. Cùng một đơn hàng nhưng định dạng hai sàn khác nhau thế này:

Shopee|Ma_don|Ten_sp|Gia_ban|Ma_voucher|Phi_xu_ly|Trang_thai
Lazada|order_number|item_name|item_price|voucher_seller|shipping_fee|status

Công thức tính lãi lỗ thật từng đơn

Trước khi viết công thức, cần nắm các loại phí sàn thường gặp — thiếu một loại là báo cáo lệch ngay.

Bảng phí của từng sàn thay đổi theo chính sách từng năm và theo ngành hàng, nên hãy xem bảng phí hiện hành ngay trong Seller Center trước khi khóa công thức.

Định nghĩa doanh thu và tiền thực nhận

Doanh thu ghi nhận của một đơn không phải giá bán niêm yết. Trong file đối soát: doanh thu ghi nhận bằng tổng tiền hàng khách trả trừ phần voucher người bán chịu. Tiền sàn chuyển về bằng doanh thu ghi nhận trừ toàn bộ phí sàn và phần hoàn trả. Hai con số này nằm ở hai cột khác nhau, đừng gộp chung thành một ô "doanh thu" chung chung.

Bộ công thức mẫu, dán vào là chạy

Giả sử tab chuẩn hóa tên là NORM với cột A là mã đơn, B ngày hoàn tất, C sàn, E tiền hàng, F voucher người bán, G đến J là bốn loại phí, K giá vốn, L phí đóng gói, M phí sàn của đơn, N tiền sàn chuyển về. Ba công thức đầu tự dựng các cột tính:

=ARRAYFORMULA(IF(A2:A="";;G2:G+H2:H+I2:I+J2:J))
=ARRAYFORMULA(IF(A2:A="";;(E2:E-F2:F)-M2:M-K2:K-L2:L))
=ARRAYFORMULA(IF(E2:E=0;;M2:M/(E2:E-F2:F)))
=IF(COUNTIF(SETTLE!A:A;A2)=0;"CHUA-KHOP";"OK")
=XLOOKUP(A2;SETTLE!A:A;SETTLE!F:F;"Chua-thay";0)
=QUERY(NORM;"select C,sum(E),sum(M) group by C label sum(E)'Doanh_thu'";0)

Công thức thứ tư đối chiếu từng đơn với tab SETTLE chứa các dòng tiền sàn đã chuyển về; hai công thức cuối phục vụ dashboard tổng hợp. Từ bảng từng đơn, dùng QUERY hoặc pivot nhóm theo SKU, gian hàng, sàn: mặt hàng nào đang lỗ, kênh nào tỷ lệ phí đang phình ra sẽ lộ ngay. Nguyên tắc quan trọng: ghi nhận doanh thu theo ngày hoàn tất, không theo ngày đặt, để khớp kỳ settlement và không lệch kỳ với kế toán.

Ví dụ tính một đơn TikTok Shop

Đơn 250.000đ, voucher người bán 25.000đ, giá vốn 72.000đ, phí đóng gói 4.000đ, có tham gia chương trình freeship:

Tỷ lệ phí 17,6% trên doanh thu thuộc mức cao — đây chính là loại đơn cần tách riêng để xem lại khung giá hoặc bỏ chương trình khuyến mãi kém hiệu quả.

Dashboard cảnh báo lệch tiền

Điểm mạnh nhất của Google Sheet không phải tính nhanh, mà là cảnh báo chạy 24/7. Dựng vài quy tắc định dạng có điều kiện và công thức kiểm tra, mỗi sáng mở dashboard 30 giây thay vì mở ba tab sàn ngồi dò tay.

• Đơn hoàn tất trên sàn nhưng chưa thấy dòng settlement tương ứng sau ba ngày → tô vàng.
• Tổng tiền sàn chuyển về chênh với tổng theo file đối soát vượt 1.000đ → tô đỏ.
• Tỷ lệ phí một sàn tăng đột biến so với trung bình bốn tuần gần nhất → cảnh báo ngay ở dòng tổng.
• Đơn hủy, hoàn trả chưa thấy hoàn tiền sau nhiều ngày → đưa vào bảng chờ xử lý.
• Giá vốn để trống hoặc âm → đánh dấu, vì lãi gộp của đơn đó chắc chắn sai.

Ba công thức điều kiện dùng ngay cho định dạng có điều kiện:

=AND($H2<>"";$H2>3)
=COUNTIF(SETTLE!A:A;$A2)=0
=ABS(SUM(SETTLE!D:D)-SUM(NORM!N:N))>1000

Bổ sung SPARKLINE vẽ xu hướng tỷ lệ phí theo tuần cạnh từng sàn: sàn nào đường phí đi lên trong khi doanh thu đi ngang là lúc xem lại danh mục hàng, khung giá hoặc các chương trình khuyến mãi đang tham gia. Nếu vận hành nhiều gian hàng, thêm cột tên gian hàng ở lớp chuẩn hóa rồi QUERY nhóm theo gian hàng, lệch bao nhiêu thấy ngay.

Kinh nghiệm thực tế

Sau nhiều mùa đối soát cùng khách bán đa kênh, mấy nguyên tắc sau giúp hệ thống chạy bền thay vì sập sau hai tháng:

1. Chốt lịch tải file cố định, ví dụ thứ Hai và thứ Sáu. Đối soát giữa tuần giúp phát hiện lệch sớm; chờ cuối tháng thì số đã dồn quá dày.
2. Không ai được sửa tay tab RAW. Số sai thì xử lý ở lớp chuẩn hóa hoặc ghi chú, giữ sổ gốc nguyên vẹn.
3. Mã đơn của sàn là khóa chính. Giữ nguyên mã gốc để XLOOKUP giữa các kỳ và giữa file đối soát với file đơn hàng luôn ra kết quả.
4. Lưu mỗi file tải về một bản trong thư mục Drive theo tháng. Khi sàn điều chỉnh retro, còn đường quay về đối chiếu.
5. Thống nhất định nghĩa "doanh thu" với kế toán trước khi dựng công thức: theo ngày đặt hay ngày hoàn tất, có trừ voucher người bán không. Tranh luận sau khi dựng xong tốn gấp nhiều lần.

Lỗi kinh điển: lấy báo cáo đơn hàng thay cho file đối soát. Báo cáo đơn hàng cho doanh thu ghi nhận, file đối soát cho dòng tiền thực — hệ thống chuẩn cần cả hai. Phí vận chuyển có thể được sàn điều chỉnh sau, nên số kỳ trước đôi khi đổi so với lần tải đầu; đó là bình thường, miễn là bạn còn file gốc.

Khi quy trình đã ổn, bước tiếp theo là đưa nạp dữ liệu và gửi báo cáo vào tự động hóa quy trình: file tự kéo dữ liệu, báo cáo tự chạy, con người chỉ xử lý ngoại lệ.

Câu hỏi thường gặp

File đối soát của từng sàn tải ở đâu, bao lâu nên tải một lần?

Shopee, TikTok Shop và Lazada đều cho tải file đối soát trong mục Tài chính của Seller Center. Nên tải theo kỳ cố định, tối thiểu hai lần mỗi tuần, để phát hiện lệch sớm và không để số dồn dày cuối tháng.

Doanh thu nên ghi nhận theo ngày đặt hay ngày hoàn tất?

Nên ghi nhận theo ngày hoàn tất đơn. Ngày hoàn tất khớp với kỳ settlement khi sàn khóa phí và chuyển tiền, nên số trên Google Sheet khớp dòng tiền về tài khoản và không lệch kỳ với kế toán.

Khi sàn thay đổi bảng phí, file đối soát có phải dựng lại không?

Không cần dựng lại. Tỷ lệ phí là dữ liệu đầu vào, công thức giữ nguyên. Bạn chỉ cần cập nhật bảng phí mới, bổ sung nếu xuất hiện loại phí mới, rồi so sánh tỷ lệ phí trước – sau trên dashboard.

Không rành công thức Excel hay Google Sheet có làm được không?

Có, nếu dùng sẵn file mẫu đã dựng công thức và dashboard. Bạn chỉ cần tải file từ sàn, dán vào tab thô đúng vị trí, hệ thống tự tính phí, lãi lỗ từng đơn và tự đánh dấu các dòng lệch tiền.

Tóm lại, đối soát Shopee, TikTok Shop, Lazada bằng Google Sheet không đòi hỏi phần mềm đắt tiền hay đội kế toán đông — chỉ cần đúng cấu trúc ba lớp, kỷ luật nạp dữ liệu và vài công thức cảnh báo. Hãy bắt đầu với một sàn, chạy mượt trong hai tuần rồi nhân bản sang hai sàn còn lại.